Firmowy obiad w kosztach uzyskania przychodu

21.11.2014 r

Wieloletni spór na linii podatnik – organ podatkowy dotyczący wydatków na posiłki z kontrahentem wprowadził więcej niejasności niż można by tego oczekiwać.

Pozytywnym aspektem sporu są jednak ostatnie interpretacje i niedawne orzecznictwo. W ich świetle spróbuję uporządkować wiedzę i nakreślić możliwości działania w taki sposób, alby podatnik mógł skorzystać także z pewnych udogodnień podatkowych.

Czy możemy zaliczyć firmowy obiad w ciężar kosztów uzyskania przychodu? Na wstępnie przypomnijmy, że w myśl art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku od osób fizycznych, a także art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w tzw. "katalogu negatywnym" (tj. art. 23 PDOF oraz art. 16 PDOP). W owym "katalogu negatywnym" znajdują się między innymi koszty reprezentacji, a więc takie, które mają na celu budowę lub polepszenie wizerunku firmy. Niewątpliwie spotkania, którym towarzyszą posiłki i napoje odbywają się również w tym celu. Rzeczonych wydatków podatnik definitywnie nie może ująć w kosztach uzyskania przychodu. Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, a może przypomnieć, w której podatnik spotyka się z kontrahentem w celu omówienia zasad współpracy czy też pewnych negocjacji. W takim wypadku wydatki poniesione na poczęstunek będą stanowiły koszt uzyskania.

Niektóre interpretacje podatkowe nakreślały dość niewymierne kryterium wystawności owych posiłków. Trudno jednak jednoznacznie określić, jaki rodzaj posiłków będzie wystawny, a jaki nie, gdyż jest to uzależnione od wielu czynników. Ciężar klasyfikacji został zatem przeniesiony na cel spotkania.

Kosztem będą spotkania w celu np. omówienia zasad współpracy, nie będą zaś odbyte w celu poprawy wizerunku firmy. Zatem wydatek na zakup omawianych usług nie może mieć charakteru reprezentacyjnego, lecz musi być związany z bieżącą działalnością podatnika, bez znamion okazywania wystawności czy okazałości.

Dodatkowo podkreślić należy, że omawiane wydatki muszą być rzeczywiście związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz dobrze udokumentowane. Przez dobre udokumentowanie rozumieć wypada nie tylko wystawioną fakturę lub inny dokument, ale także opis, z kim, a przede wszystkim, w jakim celu miało miejsce spotkanie. To właśnie na podatniku, nie zaś organie podatkowym, ciążyć będzie obowiązek udowodnienia w toku postępowania zaistniałych okoliczności, dzięki którym osiągnął określone korzyści podatkowe – czy wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu.

Reasumując stwierdzić należ, że nie każdy wydatek na posiłek w restauracji stanowi koszt uzyskania przychodu i do każdego takiego wydatku należy podejść indywidualnie analizując przede wszystkim cel poniesienia wydatku.

Arkadiusz Sebastjan