Ekwiwalent za pranie odzieży

23.10.2014 r

Niniejszy biuletyn jest poświęcony wyłącznie skutkom na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wypłacanych ekwiwalentów za pranie odzieży.

Przepis art. 21 ust. 1 pkt. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalniają z podatku świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Te odrębne ustawy to między innymi Kodeks pracy, który w art. 2376 – 23710 zobowiązuje zakład pracy do zapewnienia pracownikowi odzieży ochronnej (roboczej) i dbania o jej stan. Ekwiwalenty za pranie odzieży są wypłacane na podstawie art. 2379 §3 Kodeksu pracy, zgodnie z którym, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Organy podatkowe analizując wspomniany wyżej przepisy doszły do wniosku, że ze zwolnienia podatkowego i konsekwencji zwolnienia z podstawy wymiaru składek ZUS korzystają jedynie te ekwiwalenty za pranie, które odpowiadają wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Oznacza to, że ekwiwalent, aby korzystał ze zwolnienia od podatku i składek ZUS, nie może zostać ustalony ryczałtowo, lecz musi wynikać z rachunku kosztów jakie ponosi pracownik aby prać swoją odzież. Ustalenie takiego ekwiwalentu powinno zatem odbywać się w oparciu o ceny rynkowe takich usług (np. pralni) lub ceny wody, energii elektrycznej i proszku oraz robocizny, które zostaną zużyte (wykorzystane) do prania odzieży roboczej. Niezmiernie ważna jest również częstotliwość, z jaką owa odzież należy prać, co jest uwarunkowane rodzajem wykonywanej pracy i miejscem jej świadczenia.

Chcąc zatem korzystać ze zwolnień z danin publicznoprawnych przy wypłacie ekwiwalentu, należy każdorazowo dokonać wyceny takiego świadczenie w sposób opisany wyżej.

Prezentowany przeze mnie pogląd znajduje również potwierdzenie w stanowisku organów podatkowych prezentowanych w indywidualnych interpretacjach, jak i w praktyce ZUS, który kwestionuje wyłączenie spod "ozusowania" ekwiwalentów wypłacanych ryczałtowo, bez uwzględnienia cen rynkowych towarów czy usług niezbędnych do utrzymania w czystości odzież roboczej. Dlatego też proszę tych z Państwa, którzy wypłacają ekwiwalenty za pranie odzieży o pilny kontakt abyśmy mogli dostosować przyjęte przez Was rozwiązania do obowiązującego obecnie stanowiska organów podatkowych i ZUS. Brak odniesienia wypłacanego ekwiwalentu do cen rynkowych nakazuje nam ujęcie tej kwoty w podstawie opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i podstawie obliczenia składki na ZUS.

W razie pytań lub wątpliwości proszę o kontakt ze mną lub naszym działem ZUS.

Arkadiusz Sebastjan