KSeF 2.0

22.10.2025r

Parafrazując klasyka: KSeF czas zacząć.

Wstęp (czyli o co chodzi?)

KSeF czyli Krajowy System eFaktur. System służący do wystawiania i przechowywania faktur, który zastąpi papierowe lub elektroniczne faktury. Wprowadzenie KSeF stanowić będzie rewolucję w obrocie dokumentami, będziemy musieli odzwyczaić się od papierowych dokumentów i dostosować się wyłącznie do ich wirtualnych odpowiedników. W systemie KSeF będziemy wystawiać (i odbierać) faktury, nazywane fakturami ustrukturyzowanymi. Nie należy utożsamiać faktur ustrukturyzowanych z fakturami elektronicznymi, są to zupełnie inne faktury. System KSeF da organom podatkowym wgląd w treść wszystkich wystawianych w tym systemie faktur, łącznie z ich treścią. Organy podatkowe będą wiedzieć co, za ile, od kogo kupujemy.

Kiedy (czyli później oznacza wcześniej)

Teoretycznie mamy aż trzy terminy do wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Są to 1 lutego 2026 roku, 1 kwietnia 2026 roku oraz 1 stycznia 2027 roku.

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczyć będzie podatników, których sprzedaż w 2024 przekroczyła 200 mln zł.

Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczyć będzie pozostałych podatników.

Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczyć będzie podatników, których sprzedaż udokumentowana fakturami w każdym z poszczególnych poprzednich miesięcy nie przekroczyła 10 000 zł.

Czy to oznacza, że podatnik, który w ogóle nie wystawia faktur sprzedaży może przestać się przejmować i ma wolną głowę do końca przyszłego roku? Nie, nic bardziej błędnego. Każdy podatnik, bez względu na wielkość przychodów, musi się zarejestrować w systemie KSeF do końca stycznia 2026 roku, gdyż od 1 lutego niektórzy jego kontrahenci (dostawcy) będą zobligowani do wystawiania faktur w KSeF lub zaczną to robić wcześniej, przed obowiązującym terminem. Bez rejestracji w systemie KSeF podatnik nie będzie mógł odebrać (otrzymać) faktur kosztowych. Terminy opisane wyżej dotyczą obowiązku wystawiania faktur, a nie ich przyjmowania. Zatem, musimy być gotowi przed 1 lutego 2026 roku.

Rejestracja (czyli kto i jak i dlaczego tak dużo danych)

Sposób rejestracji do KSeF zależy od statusu podatnika. Osoby fizyczne, które są podatnikami mają z góry nadane uprawnienia właścicielskie w KSeF i rejestrują się do systemu za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po rejestracji w systemie mogą nadawać dalsze uprawnienia osobom lub podmiotom, np. do wysyłania i odbierania faktur. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku podatników, którzy nie są osobami fizycznymi, czyli wszelkie spółki, stowarzyszenia, fundacje itd. Taki podatnik (spółka, stowarzyszenie, itp.) składa zawiadomienie (druk ZAW-FA), w którym wskazuje osobę, której nadaje (lub odbiera uprawnienia). Dla tych podatników zostanie przygotowany odrębny biuletyn, gdyż jest to sprawa najpilniejsza.

Do logowania do KSeF wystarczy profil zaufany i mam nadzieję, że wszyscy go posiadają. Jeśli nie to trzeba niezwłocznie założyć taki profil, np. przez bank z usług którego Państwo korzystacie. Można też posługiwać się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Chętnie pomożemy w rejestracji do KSeF. Niedługo powinna być dostępna wersja testowa, co pozwoli na wypróbowanie sposobu logowania i obsługi systemu.

W tym odcinku to tyle. Niebawem kolejny odcinek serialu KSeF.

W razie pytań lub wątpliwości proszę o kontakt.

Pozdrawiam, Arkadiusz Sebastjan