Krajowy system eFaktur

28.11.2023 r

Szanowni Klienci,

Myślę, że już czas zacząć pisać o tym, co nieuchronne czyli o … KSeF, to jest Krajowym Systemie eFaktur. Począwszy od 1 lipca 2024 roku system ten będzie obligatoryjny dla wszystkich podatników VAT czynnych, natomiast od 1 stycznia 2025 roku dla pozostałych podatników. KSeF wykluczy z obiegu gospodarczego, w zdecydowanej większości przypadków, papierowe faktury. Z chwilą wejścia KSeF w życie w obiegu będą funkcjonować, poza nielicznymi wyjątkami, wyłącznie faktury ustrukturyzowane czyli faktury mające postać elektroniczną (plik XML). Na pocieszenie dodam, że faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie będą przesyłane do KSeF.

Nie należy mieć złudzeń, że KSeF ułatwi życie nam – podatnikom, będzie to narzędzie do bardzo szczegółowej inwigilacji operacji gospodarczych służące organom podatkowym.

W swoim ogólnym założeniu KSeF jest bardzo prosty: sprzedawca wystawia fakturę i przesyła ją do KSeF, zaś nabywca odbiera ją w systemie i ewidencjonuje w swoich księgach czy ewidencjach. Przełożenie tego schematu na realia gospodarcze nie jest takie proste i oczywiste i wymagać będzie wielu działań i czynności niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Państwa firm.

Niniejszy biuletyn jest początkiem długiej (jak sądzę) serii publikacji w zakresie KSeF, szczególnie, że sposób implementacji tego systemu do realiów pracy każdej firmy może być nieco (lub bardzo) różny. Postaram się wskazać jakiej grupy firm będą dotyczyć omawiane w konkretnym biuletynie zagadnienia. Już dziś można stwierdzić, że firmy prowadzące księgi rachunkowe będą miały zdecydowanie więcej pracy z wdrożeniem KSeF niż te firmy, które prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów (ryczałt).

Przede wszystkim należy upewnić się, że oprogramowanie do wystawiania faktur, którego obecnie Państwo używają jest lub niebawem będzie przygotowane do generowania faktur ustrukturyzowanych i przesyłania ich do KSeF. Jeśli producent oprogramowania nie przewiduje integracji z KSeF to należy się wyposażyć w inne oprogramowanie lub skorzystać z bezpłatnych aplikacji oferowanych przez Ministerstwo Finansów (np. e-mikrofirma). Trzeba jednak pamiętać, że darmowa aplikacja e-mikrofirma jest przeznaczona dla małych podmiotów i będzie trudno wykorzystać ją przez podmioty wystawiające wiele faktur dziennie.

Podatnicy nie będą już wystawiać i otrzymywać faktur papierowych. Podatnik będzie miał obowiązek wystawienia i przesłania faktury do KSeF, nie będzie miał za to obowiązku drukowania tej faktury. Nabywca dokonując zakupu towarów lub usług nie otrzyma faktury „do ręki”, a jedynie będzie mógł ją pobrać z KSeF i to dopiero wtedy, gdy sprzedawca wyśle ją do systemu.

Trzeba też pamiętać, że bez względu na to jaką datę wystawienia wpiszemy na fakturze, za datę jej wystawienia będzie uznawana wyłącznie data przesłania jej do KSeF, natomiast data otrzymania faktury przez nabywcę będzie wynikała z daty wygenerowanej przez KSeF i wskazanej w numerze KSeF, przypisywanemu automatycznie każdej fakturze przez system. Obowiązek wystawienia (czytaj: przesłania do KSeF) faktury nie ulega zmianie i w większości przypadków to (najpóźniej) 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym towar został wydany lub usługa została wykonana.

KSeF będzie gromadzić faktury w dwóch zbiorach: faktury wystawione i faktury otrzymane. Fakt, iż w systemie znalazła się faktura wystawiona dla podatnika X nie oznacza, że można ją bezkrytycznie zaewidencjonować i rozliczyć, gdyż wystawienie takiej faktury mogło być wynikiem błędu sprzedawcy lub celowego działania zmierzającego do wyłudzenia zapłaty za niewykonaną usługę lub nieotrzymany towar. Dziś dokonując zakupu możemy natychmiast zweryfikować transakcję porównując stan faktyczny z treścią faktury. Po wprowadzeniu KSeF nie będzie już takiej możliwości, gdyż faktura, o ile zostanie natychmiast wysłana do KSeF, i tak nie będzie miała formy materialnej.

Wprowadzenie KSeF będzie wymagało przemodelowania Państwa schematów pracy i podziału obowiązków w firmie oraz zmiany istniejących procedur jak również na nowo będziemy musieli ustalić zasady przekazywania dokumentów do nas, a w szczególności ich opisywania.

Wydawać się może, że do czasu wprowadzenia KSeF zostało jeszcze sporu czasu (7 miesięcy), jednakże przed Państwem jak i przed nami jest bardzo wiele czynności faktycznych (np. rejestracja do KSeF, zapoznanie się z systemem) jak i czynności o charakterze technicznym (np. ustalenie schematu obiegu dokumentów). Każdy z nas będzie musiał nauczyć funkcjonowania w nowych realiach.
Z naszej strony deklarujemy pomoc zarówno merytoryczną (co oczywiste) jak również wskazówki czy podpowiedzi dotyczące organizacji pracy.

Niestety, jak co roku, będziemy zmuszeni do korekty cen naszych usług, co jest wprost związane z podwyżką minimalnego wynagrodzenia (o 20%) jak i wzrostem cen towarów i usług niezbędnych nam w codziennej pracy. Jestem przekonany, że rozumieją Państwo, iż ewentualna podwyżki cen naszych usług nie wynikają z chęci nieuzasadnionego wzbogacenia się, lecz jedynie z normalnych, wręcz oczywistych, przesłanek ekonomicznych.
Nie jestem w stanie przewidzieć, jak wprowadzenie KSeF wpłynie na ceny naszych usług, dlatego o skutkach finansowych tej zmiany będziemy mogli mówić dopiero po ustaleniu zasad współpracy i zakresu obowiązków, które na nas spadną w związku z obowiązkiem korzystania z KSeF.

W razie pytań lub wątpliwości proszę o kontakt.

Pozdrawiam,
Arkadiusz Sebastjan